Tạo danh sách xổ xuống và tách họ và tên trong Excel

Thứ năm - 20/07/2017 21:01

Microsoft Excel

Microsoft Excel
ShareICT - Làm việc trên Excel là công việc thường xuyên và không thể thiếu của dân văn phòng, nhất là những người làm công tác kiểm toán, kế toán. Hôm nay, ShareICT xin mạo muội chia sẻ cùng các bạn cách taọ danh sách xổ xuống và cách tách Họ, tên trên Excel.
Ở bài viết này, mình sẽ thao tác trên Excel 2016 các phiên bản 2007, 2010, 2013 các bạn hãy làm tương tự.

1. Cách tạo một danh sách xổ xuống

Nếu khi nhập dữ liệu bị sai sót thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của công việc đôi khi còn gây ra hậu quả nghiêm trọng. Để tránh tình trạng này, chúng ta hãy tạo List danh sách để có thể nhập dữ liệu nhanh và chính xác hơn, tránh nhập sai sót dữ liệu. Thực ra thay vì nhập giá trị vào ô thì chúng ta cần nhấn vào một danh sách thả xuống để chọn giá trị (Combobox). Để làm được điều này thì các bạn hãy làm như sau:
VD: Mình sẽ có bảng dữ liệu sau: phần đỏ là phần chúng ta cần đưa dữ liệu vào.
 
danh sach xo xuong


- Bước 1: Đặt trỏ chuột vào ô đầu tiên của cột Phòng (ô D5) > nhấp vào tab Data > chọn vào Data Validation
 
danh sach xo xuong 1

- Bước 2: Hộp thoại Data Validation hiện ra chúng ta chọn như sau: tab setting > mục Allow > chọn List
 
danh sach xo xuong 2

- Bước 3: Cũng tại hộp thoại Data Validation Tại mục Source nhập vào =$G$6:$G$11 (hoặc chọn vào hình mũi tên, sau đó tô chọn danh sách từ cột G6 đến G11).
 
danh sach xo xuong excel
 
Vậy là xong, đối với các ô khác các bạn chỉ việc kép chuột xuống là được. Đối với cột hợp đồng các bạn làm tương tự nhé. kết quả được như sau:
 
danh sach xo xuong 4
 
Xem thêm:
Các cách đổi số thành chữ trong Excel 2003/2007/2010/2013/2016
Gộp nhiều ô trong Excel mà vẫn an toàn dữ liệu
Các sử dụng các hàm thống kê thông dụng trong Excel

2. Cách tách HỌ và TÊN trong Excel

Bạn đang có một danh sách các họ tên nhưng nó lại nằm cùng một ô, bây giờ các bạn muốn tách riêng họ và tên nằm ở 2 ô khác nhau. Nếu chúng ta để họ tên ở 1 ô thì rất khó khăn cho việc tìm kiếm sắp xếp, để dễ dàng chúng ta lên để tách họ và tên ra 2 ô khác nhau (nếu chú ý các bạn sẽ thấy danh sách nhân viên trong các công ty thường được tách riêng họ tên ). Nếu chúng ta thực hiện thủ công với cả trăm nhân viên thì rất mất thời gian. Sau đây mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách để thực hiện tách Tên và Họ rất nhanh bằng cách sử dụng các câu lệnh LEFT, LEN.  Ngoài ra, còn có nhiều cách để tách họ tên hoặc sử dụng code VBA.

- Bước 1: Chúng ta sẽ tách bỏ họ và tên lót chỉ lấy TÊN
+ Chúng ta copy Họ tên từ cột C sang cột Cột E (cột tên) như hình bên dưới.
 
tach ho ten trong excel

Bước 2: Tiếp theo quét chọn họ tên bên cột E và nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Replace. Trong hộp thoại Replace: nhập vào dấu *dấu cách (khoảng trắng) trên bàn phím > nhấn Replace All
và được kết quả là chúng ta đã tách được TÊN
 
tach ho ten trong excel 1
 
tach ho ten trong excel 2

- Bước 3: Tiếp tục lấy HỌ và TÊN LÓT như sau: =LEFT(C6,LEN(C6)-LEN(E6))
 
tach ho ten trong excel 3
 
+ Hàm Left: cắt chữ từ bên trái qua
+ Hàm Len(chữ): lấy độ dài của chữ.
Vậy là xong bây giờ chúng ta hãy kéo chuột xuống những ô còn lại nhé.
 
tach ho ten trong excel 4

Trên là chia sẻ của mình về cách tạo danh sách xổ xuống và tách họ và tên trong Excel rất là đơn giản và dễ thực hiện. Hy vọng bài viết sẽ có ích cho nhiều bạn, chúc các bạn thành công.

Tác giả bài viết: ShareICT

Nguồn tin:

Chú ý: Vui lòng dẫn nguồn "ShareICT.net" khi bạn phát hành lại thông tin từ website này.
- Các bạn hãy đọc thật kỹ bài viết trước khi thao tác. Nếu như trong quá trình sử dụng bạn gặp khó khăn thì hãy bình luận bên dưới bài viết nhé.
- Nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy LIKE và ĐÁNH GIÁ bài viết phía dưới của mình và hãy thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất của mình nha! Chân thành cảm ơn!
 

Tổng số điểm của bài viết là: 65 trong 13 đánh giá

Xếp hạng: 5 - 13 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây