Cách tạo mục lục tự động và đánh số trang trên Word

Thứ hai - 05/12/2016 06:18
Shareict.net - Mỗi khi làm luận văn, đồ án, đề tài để phục vụ cho công tác học tập hay làm việc thì việc viết báo cáo là không thể tránh khỏi, trong báo cáo thì phần mục lục và đánh số trang là rất quan trọng.
Tạo mục lục tự động và đánh số trang trên Word
Tạo mục lục tự động và đánh số trang trên Word
Mình thấy nhiều bạn vẫn còn sử dụng biện pháp thủ công mà chưa chú ý đến việc tao mục lục tự động, cách trình bày cho văn bản, nên sẽ xảy ra sai sót không đáng có.
Việc tạo mục lục tự động sẽ giúp chúng ta có thể cập nhật tự động mỗi khi chỉnh sửa hoặc thay đổi báo cáo một cách dễ dàng, đỡ mất thời gian như chúng ta làm thủ công bằng tay. Còn vệc đánh số trang văn bản cũng vậy, không đơn thuần chỉ đánh số trang  số 1 cho đến n, có nhiều văn bản yêu cầu chúng ta phải đánh số trang kết hợp giữa chữ số, chữ cái, số la mã... không theo một cách nguyên tắc nào cả. Muốn làm được điều này thì các bạn phải biết vận dụng một số công cụ sẵn có trong word. Bây giờ chúng ta hãy cùng nhau ôn lại cách sử dụng của những công cụ đó nhé.
Các bạn có thể tham khảo thêm các bài viết sau hy vọng cũng có ích cho các bạn:
Mẹo nhỏ hướng dẫn đánh số thứ tự trong bảng (table) word với chức năng Numbering có sẵn

Nội dung:
1. Hướng dẫn tạo mục lục tự động.
1.1. Cách 1: bằng cách như thông thường.
1.2. Cách 2: bằng cách thiết lập Styte (nên dùng cách này).
1.3. Cách chỉnh sửa và cập nhật mục lục tự động.
2. Hướng dẫn đánh số trang kết hợp trong word.

Ở trang bài viết này, mình sẽ thực hiện demo trên word 2016, còn các phiên bản 2007, 2010, 2013 thì các bạn thực hiện tương tự nhé, bây giờ chúng ta bắt đầu nào.

1. Hướng dẫn tạo mục lục tự động

Cách tạo mục lục thủ công mất nhiều công sức, thời gian, hay sai sót, và có hạn chế là khi bạn muốn mở đến một trang văn bản bất kỳ bạn phải mất thời gian tìm đến trang đó. Còn nếu là mục lục tự động thì chỉ cần nhấp vào mục lục là sẽ tự động nhảy đến trang mà các bạn cần đến. Việc này rất là hữu ích khi văn bản dài có hàng trăm hay hàng nghìn trang.

1.1. Cách 1

- Bước 1: Đầu tiên các bạn mở văn bản lên bằng file Word. Nếu chưa có thì hãy cài đặt từ bộ office vào nhé.
- Bước 2: Bây giờ các bạn hãy bôi đen phần cần tạo mục lục > chọn vào tab References > sau đó chọn Add Text > chọn Level.
 
Tạo mục lục tự động
 
Trong mục Level các bạn tùy ý chọn cấp độ mục lục. Trong ví dụ này mình sẽ chọn mục số la mã là level 1 (cấp 1); còn mục nhỏ hơn tiếp theo mình chọn leve2 (cấp độ 2).
- Bước 3: Trong tab References các bạn nhấp chuột vào vị trí các bạn muốn thể hiện mục lục > sau đó chọn Table of contents. Sau khi chọn xong, các bạn chọn kiểu mẫu thể hiện của mục lục.
 
Tạo mục lục tự động

- Bước 4: Các bạn có thể chọn vào custom table of contents để tùy biến cho mục lục của mình như hình dưới, còn nếu không chọn custom table of contents thì có thể bỏ qua bước này.
 
Tạo mục lục tự động

+ Mục Print Preview: xem trước kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in.
+ Mục Web Preview: xem trước kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web.
+ Mục Show page number: Hiển thị số trạng trên mục lục, nếu các bạn không muốn hiện số trang thì bỏ check mục này.
+ Mục Right align page number: sẽ hiển thị số trang bên lề phải (cài này hay thường dùng).
+ Mục Tab leader: chọn ký hiệu cho tab tới số trang như dấu gạch, dấu chấm...
+ Mục Shows level: cho phép các bạn có thể chọn số cấp độ cho mục lục, mặc định sẽ là cấp độ 3 (level 3). Để thêm tùy chỉnh các bạn có thể vào Options.
Hạn chế của cách này là: các định dạng font, kích cỡ, màu sắc của chữ sẽ bị thay đổi không giống văn bản gốc nên sửa lại sẽ gây mất thời gian. Mình sẽ dướng dẫn cách thứ 2 sẽ thuận lợi hơn.

1.2. Cách 2: khuyến khích sử dụng

Ở cách này, mình sẽ chia sẻ cách tạo mục lục mà không bị mất định dạng font chữ, cỡ chữ và màu sắc, các thiết lập vẫn được giữ nguyên như ban đầu.
- Bước 1: Cài đặt style cho mục lục.
+ Trong tab Home  > trong nhóm công cụ Styles các bạn click chuột vào dấu mũi tên như trong hình dưới > chọn Create a Style.
 
Tạo mục lục tự động
 
Tạo mục lục tự động

+ Trong hộp thoại Create New Style from Fomarting > click vào Modify để mở rộng cho khung thiết lập.
 
Tạo mục lục tự động

Trong hộp thoại thiết lập Create New Style from Fomarting hãy tùy chỉnh như sau:
+ Mục name: hãy đặt tên style của bạn tùy ý, nhưng nên đặt tên sao cho dễ nhớ nhé, tránh bị nhầm lẫn.
+ Mục style base on: Đây là mục tùy chọn theo cấp độ đề mục ( từ heading 1 đến heading 9), nếu là heading 1 thì tương đương level 1,… các bạn phải lựa chọn heading thì mới thực hiện được việc tạo mục lục..
+ Mục formatting: Tai đây các bạn sẽ thiết lập cho font chữ của mục lục.
Ngoài ra, còn 1 số tùy chỉnh khác các bạn tự tìm hiểu. Nói chung  thiết lập như thế này là đủ rồi.
 
Tạo mục lục tự động

 Với các level khác các bạn cũng làm tương tự nhé! Vậy là xong chúng ta đã tạo được các thiết lập xong cho các style.
Nếu chỉnh sửa style thì các bạn chỉ cần mở mục Apply Styles bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + S > chọn Style cần sửa >  rồi ấn vào Modify > chỉnh sửa lại style.
 
Tạo mục lục tự động

- Bước 2: Bây giờ công việc đã đơn giản hơn thực hiện cách gán level thông qua style đã tạo: hãy chọn Style để thêm level theo cấp độ mà các bạn mới tạo ở bước 1 nhé.
 
Tạo mục lục tự động

- Bước 3: Sau khi gán hết các mục xong, các bạn update cho mục lục giống như bước 3 của cách 1. Dưới đây là kết quả của mình đã thực hiện.
 
Tạo mục lục tự động

1.3. Chỉnh sửa và update cho mục lục

- Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, nội dung tài liệu và số trang của tài liệu sẽ bị thay đổi, vì vậy chúng ta phải cập nhật cho mục lục như sau: nhấp chuột phải vào mục lục > chọn Update Field sẽ xuất hiện 2 tùy chọn như sau:
 
Tạo mục lục tự động

 
Tạo mục lục tự động

- Tùy chọn Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang văn bản
- Tùy chọn Update entire Table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục cho văn bản.

2. Cách đánh số trang kết hợp trong word

Đánh số trang trong word là một việc làm rất quan trọng khi trình bày văn bản, đối với tài liệu dài thì đó là một việc làm bắt buộc. Ví dụ bây giờ có một tài liệu mình muốn đánh số trang kết hợp giữa số, chữ, cứ cái...
- Nếu đánh số trang theo cách đơn gian nhất thì các bạn vào tab Insert chọn Page Number tại đây sẽ có các lựa chọn, tùy theo yêu cầu mà các bạn chon.

+ Mục Top of Page: Đánh số trang ở trên đầu trang.
+ Mục Bottom of Page: Đánh số trang ở cuối trang.
+ Mục Page Margins: Đánh số trang bên lề trang.
+ Mục Current Position: Đánh số trang tại vị trí đặt con trỏ chuột.

- Cách đánh số trang từ một trang bất kỳ thì các bạn thực hiện như sau:
+ Bước 1: Các bạn phải chia văn bản thành các phần khác nhau bằng việc ngắt Section.
Các bạn đặt con trỏ chuột ngay vị trí đầu trang mà bạn muốn đánh số > vào Page Layout >  chọn Breaks > chọn Next page. Lúc này sẽ xuất hiện một trang trắng đẩy trang các bạn xuống, các bạn quan sát sẽ thấy có section 1 và section 2 như hình phía dưới.
 
Tạo mục lục tự động
 
đánh số trang trong word

+ Bước 2: Các bạn vào tab Insert > chọn Page numbers > tiếp đến chọn Format page numbers để tùy chỉnh cho số trang.
 
đánh số trang trong word
 
+ Bước 3: Trong  Format number các bạn có thể chọn kiểu số trang như (số, chữ cái, số la mã...).
Ở mục  Start at (mặc định là 1), các bạn có thể chọn số nào để bắt đầu số trang > nhấn OK. Nếu các bạn chọn Continue from previous section: thì sẽ đánh số trang bắt đầu từ 1 trở đi.
 
đánh số trang trong word
 
+ Bước 4: Bây giờ hãy tìm trang bạn muốn đánh số đầu tiên và nhấn vào Section > click vào Link to Previous để tách trang. Cuối cùng là các bạn thêm số trang vào và xóa trang trắng đó đi bằng cách đặt con trỏ chuột vào trang trắng đó là nhấn Delete.
 
đánh số trang trong word
 
 
 
Lời kết: Qua bài chia sẻ này, mình đã cùng các bạn tìm hiểu chi tiết về cách tạo mục lục tự động và các đánh số trang trong word. Bây giờ chúng ta không phải thực hiện bằng tay mất thời gian, công sức, Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho nhiều bạn chưa biết, chúc các bạn thành công!
Chú ý: Vui lòng dẫn nguồn "ShareICT.net" khi bạn phát hành lại thông tin từ website này.
- Các bạn hãy đọc thật kỹ bài viết trước khi thao tác. Nếu như trong quá trình sử dụng bạn gặp khó khăn thì hãy bình luận bên dưới bài viết nhé.
- Nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy LIKE và ĐÁNH GIÁ bài viết phía dưới của mình và hãy thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất của mình nha! Chân thành cảm ơn!
 

Tổng số điểm của bài viết là: 135 trong 27 đánh giá

Xếp hạng: 5 - 27 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

  • Quân
    xin giúp công thức đánh số trang trong word 2003, chia văn bản thành 2 cột. Sau khi in 2 mặt, gấp đôi lại bấm giữa là được quyển sách có đánh số trang theo thứ tự hợp lý.

    VD tờ 1: ""- 1, 2- ""; tờ 2: 26-3, 4-25; tờ 3: 24-5; 6-23; tờ 4: 22-7, 8-21; tờ 5: 20-9; 10-19; tờ 6: 18-11, 12-17; tờ 7: 16-13, 14-15
      Quân   04/12/2017 05:54
    • @Quân bạn sai ngay từ khi làm sách gập theo ý tưởng chia trang giấy thành 2 cột :)) muốn làm sách gập thì vào page setup chỉnh sang booklet là được :3
        zzz   zxc@xzc.com   19/12/2017 03:55
    • @Quân Nếu chia văn bản thành 2 cột : tức là 2 cột đó vẫn trên một trang giấy > gấp đôi lại bấm giữa là được quyển sách. Không làm đựơc đâu bạn ơi, một trang giấy làm sao mà đánh được hai số trang
        Admin   shareict.net@gmail.com   04/12/2017 21:42
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây